Vale-transporte para funcionários: 6 maneiras de fazer uma gestão eficiente

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No mundo empresarial, existe uma forte corrente que acredita que o mais valioso ativo de uma empresa é o seu corpo de colaboradores. A ideia faz sentido, já que os níveis de produtividade das equipes afetam diretamente o negócio e seus resultados em curto, médio e longo prazo. Por essa razão, o departamento pessoal acaba sendo uma das áreas mais cruciais para o desenvolvimento e a estabilidade comercial.

Entre suas responsabilidades, está a gestão dos benefícios cedidos para os colaboradores. A excelência nesse quesito, além de garantir o ambiente propício para processos produtivos, facilita o controle financeiro da empresa e evita complicações ligadas a questões legais.

Como você já sabe, o oferecimento de um plano de vale-transporte para funcionários é obrigatório para qualquer empresa, sendo um dos privilégios que devem ser controlados pela gestão. Mas, afinal, como gerenciar o vale de seus colaboradores de forma excelente, garantindo o cumprimento da lei e evitando gastos desnecessários? Neste texto, passaremos 6 dicas para você alcançar tal patamar. Confira!

1. Exija a devolução de créditos não utilizados

A Lei n.º 7.619, instituída em setembro de 1987, determinou a obrigatoriedade dos contratantes em arcar com o valor do transporte de seus empregados. A medida se aplica apenas ao trajeto realizado entre a casa e o trabalho do colaborador, não estipulando um valor mínimo para o número de passagens ou a distância a ser percorrida.

Dessa maneira, basta que um colaborador solicite o benefício para obtê-lo. Contudo, o gasto, que por ser obrigatório deve fazer parte do planejamento financeiro da empresa, pode ser reduzido de diversas maneiras. Para tal, é preciso conhecer melhor as particularidades da legislação. Você sabia, por exemplo, que é possível recuperar os créditos não utilizados?

Naturalmente, isso depende de um acompanhamento da utilização do saldo, o que pode ser feito de forma simples com o uso correto de tecnologia. Então, caso o vale-transporte não seja completamente utilizado pelo colaborador em dado período, você tem o direito de solicitar a devolução dos créditos.

2. Faça a dedução de saldos não gastos a cada recarga

Como citamos acima, monitorar de perto a flutuação dos saldos de vale-transporte é fundamental para garantir uma gestão que preze pela saúde financeira do negócio. Essa prática possibilita a solicitação da devolução dos créditos, como já explicamos, mas você ainda pode optar por outra via.

Ao notar saldos não gastos, inclua-os no cálculo realizado antes de cada recarga. Se o valor do vale-transporte de um colaborador é, por exemplo, R$ 300, e ele utilizou apenas R$ 250 no mês anterior, o departamento pessoal tem o direito de reduzir o montante que restou.

3. Garanta os descontos previstos em lei

Mais uma alternativa prevista em lei para o caso de saldos não utilizados é a realização de descontos diretamente no salário do colaborador em questão. Imagine, por exemplo, que você já concedeu o crédito do vale-transporte por um mês, mas o trabalhador faltou ao expediente em uma ou mais ocasiões.

Vale lembrar que o vale-transporte não é um benefício de natureza salarial, o que garante a legalidade de realizar descontos caso não seja utilizado de forma integral. Você pode, então, calcular o valor restante no vale e descontá-lo da folha de pagamento no mês seguinte. Todavia, fique atento: se essa for sua escolha, a recarga referente ao mês deve ser feita com o valor completo.

4. Invista na roteirização do transporte

Bem, até aqui focamos em modos de recuperar os saldos não utilizados pelos colaboradores, porém, como você já deve saber, uma boa gestão não se limita a isso. É preciso, antes de tudo, contar com um planejamento bem estruturado, de modo a calcular as melhores estratégias para reduzir os custos sem afetar demais a rotina dos funcionários.

Para tanto, a melhor solução é o investimento na roteirização do transporte. Não sabe o que é isso? A gente explica! Trata-se da prática de utilizar a tecnologia para encontrar a rota mais eficiente para o deslocamento entre dois pontos — que, no caso, são a residência e o local de trabalho.

Ferramentas especializadas nesse sentido utilizam recursos que analisam mapas, itinerários, integrações e baldeações, considerando, inclusive, as tarifas de transporte na região. Além disso, a tecnologia limita a distância a ser percorrida a pé e dá preferência a rotas que sejam econômicas e, ao mesmo tempo, não alterem demais o tempo de deslocamento.

5. Realize uma boa comunicação com os colaboradores

Como em todo tipo de gestão, a comunicação com os colaboradores é essencial para que tudo saia conforme o planejado. Durante a fase de onboarding, deixe claro quais tipos de benefícios serão entregues e qual será o método utilizado para definir a melhor rota a ser percorrida.

É fundamental que o trabalhador compreenda que o uso da roteirização não é apenas um benefício para a empresa, mas também para ele. Além disso, a fim de evitar desconfortos, é importante que o funcionário compreenda a natureza do vale-transporte, de modo a não se surpreender com solicitações de saldo não utilizado.

6. Invista no uso de tecnologia

Ao longo do texto, já mencionamos como tecnologias voltadas para a roteirização podem auxiliar sua gestão. Contudo, é preciso ir além. Existem soluções voltadas para praticamente toda a área de gerenciamento de benefícios, a começar pelo monitoramento do saldo utilizado por cada indivíduo em um determinado período.

Você pode ainda utilizar essas ferramentas para otimizar seus processos de recrutamento e seleção. Baseado nos dados dos candidatos, é possível simular o trajeto e o custo envolvido no deslocamento entre residência e trabalho, identificando os aplicantes que custariam mais à empresa.

Oferecer vale-transporte para funcionários é uma obrigação de toda empresa em uma relação empregatícia. Exatamente por isso é fundamental se aprofundar na legislação vigente e evitar práticas ilegais. Caso contrário, além de complicações judiciais, você pode ver a imagem do seu negócio manchada no mercado.

E aí, pronto para otimizar sua gestão de vale-transporte? Quer se aprofundar mais nas leis que regem esse assunto? Comece com este artigo no qual esclarecemos o que a CLT diz sobre o pagamento de vale-transporte em dinheiro. Vamos lá!

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